Réglement hotel

 

Conditions Générales de Vente


ARTICLE 1 - DEFINITION


Le terme « PRESTATAIRE » désigne l’établissement dans lequel sont effectuées les PRESTATIONS.
Le terme « LE CLIENT » désigne le cocontractant du Prestataire, que ledit client agisse directement en son nom propre ou en tant que mandant
Le terme « HOTEL» désigne le lieu d’exécution des Prestations
Le terme « VOYAGEURS » désigne les salariés, les invités du client et les salariés des filiales du Client
Le terme « PARTIES » désigne les parties au contrat c'est-à-dire le PRESTATAIRE et le CLIENT
Le terme « PRESTATIONS » désigne toute location de chambre ou de salle assortie ou non de restauration
Le terme « CONTRAT » désigne les Conditions Générales de Vente, les Conditions Particulières et les éventuelles annexes.


ARTICLE 2 - OBJET


Le PRESTATAIRE s’engage à louer au CLIENT, pour une période précise et limitée, des salles et / ou des chambres d’hôtel assorties ou non à de la restauration.


ARTICLE 3 - PRISE D’EFFET – DUREE


Le CONTRAT débute à compter de la date de prise d’effet définie dans les Conditions Particulières. La durée de ce CONTRAT sera également précisée dans les Conditions Particulières.


ARTICLE 4 - CONFIDENTIALITE


Les conditions qui régissent ce CONTRAT demeureront confidentielles entre le CLIENT et le PRESTATAIRE.


ARTICLE 5 - RESERVATION ET FACTURATION


a) En cas de réservation de chambres : les chambres sont mises à la disposition du CLIENT à partir de 16h00 et doivent être libérées au plus tard à 12h00 le jour du départ. Tout dépassement de ce délai pourra entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché dans l’HOTEL.
b) La liste des VOYAGEURS devra parvenir directement au service commercial de l’HOTEL au plus tard 10 jours avant l’arrivée des VOYAGEURS.
c) Dans la facture, la dénomination sociale du CLIENT doit être explicite et précisée dans son intégralité pour les noms composés d’initiales.
d) Le prix facturé au CLIENT correspond au prix convenu au jour de la conclusion du CONTRAT, majoré du coût des prestations supplémentaires consommées sur place. Les tarifs pourront être modifiés sans préavis, en cas de changements législatifs et / ou réglementaires susceptibles d’entrainer des variations de prix tels que modification de la TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.


ARTICLE 6 - REGLEMENT


a) Le CLIENT paiera, à titre d’acompte, le montant stipulé dans les Conditions Particulières, le jour de la conclusion du CONTRAT et le solde des sommes dues conformément à l’échéancier, défini dans les Conditions Particulières.
b) Le règlement des extras (blanchisserie, téléphone, minibar, etc.) et autres prestations complémentaires réclamées individuellement pour un ou plusieurs VOYAGEURS, sera effectué par les VOYAGEURS concernés à la réception de l’HOTEL avant leur départ.
c) Le CLIENT garantit à l’HOTEL le paiement des PRESTATIONS par les VOYAGEURS et s’engage à acquitter les factures correspondantes dans l’hypothèse où celles-ci n’auraient pas été réglées.
d) Si la facture est impayée trente (30) jours après son émission, une indemnité forfaitaire pour gestion de dossier de quinze pourcent (15) sera appliquée. Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, le paiement de pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement au taux d’intérêt légal majoré de trois (3) points.
e) Les acomptes versés ne sont pas remboursables. Le non-respect du calendrier des paiements pourra entrainer une rupture unilatérale du CONTRAT à l’initiative du PRESTATAIRE. En cas d’arrivée tardive, aucun remboursement ne sera effectué par l’HOTEL.


ARTICLE 7 - MODIFICATION - RESILIATION ET ANNULATION


La demande d’annulation, de tout ou partie de la réservation initiale, doit être adressée par écrit et acceptée par la direction de l’HOTEL. Elle est soumise aux conditions suivantes :
a) Le CLIENT s’engage sur un nombre de VOYAGEURS au moment de la signature du CONTRAT. Ce nombre pourra être modifié, par écrit et sans frais, à la baisse dans une marge maximum de dix pourcent (10%) et dans un délai minimum de deux (2) jours ouvrables avant la date d’arrivée des VOYAGEURS.
Il est précisé que, dans le cadre d’un forfait, la restauration non consommée ne peut donner lieu à minoration du prix devant être payé
b) Les réservations étant groupées, toute modification de celles-ci peut entrainer un changement des conditions tarifaires. Toute modification du nombre de chambres et / ou de personnes doit faire l’objet d’une confirmation écrite de la part de la direction de l’HOTEL.
Les conditions d’annulation sont les suivantes (non cumulables) :
- Jusqu’à 90 jours avant la date d’arrivée, 50% du montant des services réservés* pourra être annulé sans frais. Au-delà de 50%, toute prestation annulée sera facturée par la direction de l’hôtel à 100% de sa valeur.
- De 89 jours à 30 jours avant la date d’arrivée, 30% du montant des services réservés* pourra être annulé sans frais. Au-delà de 30%, toute prestation annulée sera facturée par la direction de l’hôtel à 100% de sa valeur.
- De 29 jours à 15 jours avant la date d’arrivée, 15% du montant des services réservés* pourra être annulé sans frais. Au-delà de 15%, toute prestation annulée sera facturée par la direction de l’hôtel à 100% de sa valeur.
- De 14 jours à 3 jours avant la date d’arrivée, 5% du montant des services réservés* pourra être annulé sans frais. Au-delà de 5%, toute prestation annulée sera facturée par la direction de l’hôtel à 100% de sa valeur.
- Moins de 72H00 avant la date d’arrivée, toute réservation annulée sera facturée à 100% de sa valeur.
c) La direction de l’HOTEL se réserve le droit de résilier unilatéralement sans préavis, ni indemnité, tout contrat dont l’objet ou la cause serait incompatible avec la destination des lieux loués.
d) La direction de l’HOTEL se réserve le droit de résilier unilatéralement le contrat sans préavis ni indemnité, deux (2) jours après mise en demeure par lettre recommandée restée sans effet, en l’absence de règlement par le CLIENT, de tout ou partie des acomptes.
e) La direction de l’HOTEL est exonérée de toute responsabilité dans l’inexécution totale ou partielle du CONTRAT résultant d’un cas fortuit, du fait d’un tiers ou d’un cas de force majeure tel que défini par les tribunaux.
* ayant servi de base de calcul pour l’évaluation du montant indiqué sur le contrat initial

ARTICLE 8 - RESPONSABILITE ET ASSURANCES, DETERIORATION, CASSE ET VOL


a) Le CLIENT s’engage à n’inviter que des personnes dont le comportement ne soit susceptible, en aucune matière, de porter préjudice à l’HOTEL, la direction de l’HOTEL se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le CLIENT s’engage à faire respecter par les VOYAGEURS et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements de l’HOTEL ainsi que les textes relatifs à l’interdiction de fumer. Le CLIENT s’obligera à veiller à ce que les VOYAGEURS et / ou le matériel fourni par le CLIENT ne perturbent pas l’exploitation de l’HOTEL.
b) La sécurité particulière relative à des manifestations, expositions, nécessitant un personnel qualifié, la liste de ces personnes devra être fournie par le CLIENT. La direction de l’HOTEL devra fournir son accord préalablement au déroulement de la manifestation ou de l’exposition. Le CLIENT devra contracter une police d’assurance, auprès d’une compagnie notoirement solvable, couvrant les risques liés au déroulement de la manifestation ou de l’exposition, afin de garantir l’HOTEL, ses préposés, sa clientèle ainsi que tout tiers de tous dommages éventuels.
c) Le CLIENT répondra seul de tous dommages, y compris le vol, subis par les matériels, effets, documentation, équipements, n’appartenant pas à la direction de l’HOTEL et apportés sur les lieux par lui ou les VOYAGEURS pour l’exécution du CONTRAT.
d) Le CLIENT est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les VOYAGEURS ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux et assumera le cas échéant les préjudices au prorata des frais et pertes de chiffre d’affaires liés à l’immobilisation.


ARTICLE 9 - DIVERS


a) Le CLIENT a l’obligation d’assurer les formalités fiscales et administratives conformes à la législation en vigueur. Si les VOYAGEURS à la manifestation contribuent aux dépenses, une déclaration doit être faite par le CLIENT aux Contributions Indirectes, le personnel de l’HOTEL ne devant pas participer à cette perception.
b) Les manifestations de type ventes ambulantes, commerciales, expositions, présentations organisées par le CLIENT ne pourront avoir lieu dans l’enceinte de l’HOTEL qu’après avoir obtenu préalablement l’agrément ou l’autorisation des autorités officielles compétentes. Le CLIENT s’engage à fournir à l’HOTEL l’autorisation écrite municipale (salle de moins de 300m2) ou préfectorale (salle de plus de 300m2) obligatoire. Cette autorisation doit être fournie quinze (15) jours au moins avant le début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité (Décret 88-598 du 07/05/1998). En aucun cas la location de salles ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale, les ventes ne peuvent excéder deux (2) mois par année civile dans un même établissement. Le CLIENT s’engage à remettre en état originel et à ses frais les lieux occupés.
c) Le recrutement : le Code du travail (articles 312-1 et 312-2) fait interdiction à l’HOTEL de gérer ou exploiter directement ou indirectement un bureau de placement. En application de la loi, le CLIENT doit apporter, à la direction de l’HOTEL, la preuve qu’il a bien déclaré auprès de l’inspection du travail son activité de placement. De plus, il doit faire figurer sa dénomination sociale et coordonnées juridiques sur ses annonces d’offres d’emploi. Lorsque l’entretien ou la sélection des candidats est domicilié dans l’HOTEL, le CLIENT s’engage à déclarer par écrit, en même temps qu’il accepte le devis et paye l’acompte, qu’il satisfait à ces deux conditions. En conséquence, le personnel de l’HOTEL ne peut participer aux opérations de recrutement, par exemple en distribuant des questionnaires aux candidats qui se présentent à la réception de l’HOTEL.
d) Les manifestations à caractère musical avec Orchestre, Disc-Jockey ou Spectacles sont sujettes à une déclaration préalable auprès de la SACEM. Le CLIENT fait son affaire personnelle du paiement de tous les droits obligatoires.
e) Il est précisé que la direction de l’HOTEL n’assure aucune prestation liée au transport des VOYAGEURS.
f) Le CLIENT doit informer au préalable, par écrit, la direction de l’HOTEL de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.
g) En cas de force majeure, la direction de l’HOTEL se réserver la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les VOYAGEURS dans un hôtel de catégorie équivalente pour des PRESTATIONS de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge de la direction de l’HOTEL. dans cette hypothèse, le CLIENT ou les VOYAGEURS ne pourront exiger le paiement d’aucune indemnité de la part de la direction de l’HOTEL.


ARTICLE 10 - ORGANISATION


a) Le CLIENT ne pourra apporter de l’extérieur quelque boisson que ce soit, ni aucune denrée alimentaire, ni aucun produit consommable, sans avoir obtenu une dérogation exceptionnelle de la direction de l’HOTEL. Celle-ci se réserve le droit de lui imposer un droit de bouchon et / ou un droit de service.
b) Tout projet de décoration, installation technique, aménagement divers des salons sera soumis à la direction de l’HOTEL pour examen et devra être conforme aux prestations du cahier des charges de l’HOTEL ainsi qu’aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur. De plus, ce projet devra être soumis à l’approbation préalable de la commission de sécurité, quinze (15) jours avant le début de la manifestation, sous peine de se voir refuser l’autorisation.
c) Le CLIENT soumettra à l’approbation préalable écrite de l’HOTEL le choix qu’il se propose de faire d’un orchestre ou d’une animation.
d) Sauf autorisation préalable de la direction de l’HOTEL, il est interdit au CLIENT de faire quelque référence que ce soit et / ou d’utiliser de quelque manière que ce soit les signes et / ou logos relatifs à l’HOTEL. De même, il est interdit d’utiliser les photos prises dans les locaux de l’HOTEL lors de l’exécution du CONTRAT.
e) Dès l’expiration du CONTRAT, le CLIENT fera retirer à ses frais les divers matériels, effets, documentations, et équipements quels qu’ils soient, apportés à sa demande dans les locaux de l’HOTEL pour l’exécution du CONTRAT.
f) Le CLIENT s’engage à restituer la totalité des matériels loués à la direction de l’HOTEL. En cas de détérioration ou de non-restitution, le remboursement sera exigé par la direction de l’HOTEL.


ARTICLE 11 - RECLAMATIONS ET LITIGES


a) Les dommages, qu’ils soient subis par l’HOTEL, ses clients ou ses commettants lors de l’exécution du CONTRAT, seront notifiés par lettre recommandée avec accusé de réception au CLIENT dans un délai de huit (8) jours ouvrables suivant l’expiration du CONTRAT. Réparation sera alors exigée sous huit (8) jours dès réception de la lettre recommandée de la direction de l’HOTEL.
b) Toute contestation et réclamation par le CLIENT ne pourra être prise en compte que si elle est formulée par écrit, par lettre recommandée avec accusé de réception, et adressée à la direction de l’HOTEL dans un délai maximum de huit (8) jours ouvrables (samedi et dimanche exclu) à compter de la date de départ des VOYAGEURS. En cas de litige, celui-ci sera porté devant la juridiction territorialement compétente.


ARTICLE 12 - CONCLUSION DU CONTRAT


Le CONTRAT devient définitif dès sa réception dûment daté, cacheté, signé et revêtu de la mention « Bon pour acceptation », accompagné du montant de l’acompte, tel que déterminé dans les Conditions Particulières.